Időgazdálkodás: A 7 leggyakoribb hiba

Az időgazdálkodás kényes téma. Mindenki küzd vele, és senki sem szereti bevallani. Az első részben tisztáztuk, hogy nincs olyan instant megoldás, módszer, amit bárki alkalmazhat, mert bárkinek megfelel, és nincs olyan tanácsadó, aki egy óra vagy egy fél nap alatt bárkit meg tud tanítani helyesen kezelni az időt. A saját módszeredet kell megtalálnod, és ebben bár valóban segíthet a különböző lehetőségek bemutatása, az eredményes megoldás megtalálója egyedül te lehetsz. Ehhez azonban először kutatnod kell egy kicsit önmagadban, s ha készen vagy, mehetsz tovább az úton. A második részben arról beszéltünk, hogy miért nem működnek a tuti tippek, és lerántottuk a leplet a legnagyobb időrablókról. 

Most pedig jöjjenek azok a típushibák, amelyeket a legtöbben elkövetünk!


1. HALMOZÁS

Kis naptár, nagy naptár, asztali naptár, zsebnaptár, naptár applikáció, tennivalók listája, to-do app, post-itek, felírótömb, tárgyalási napló…

1. Szabály: Legyen mindenből CSAK EGY!
2. Szabály:  Legyen ÖSSZESEN EGY!

A leggyakrabban elkövetett hiba, hogy halmozzuk a rendszerezéshez szükséges eszközöket, amelyek között később már egyáltalán nem igazodunk ki. A cetliket elhagyjuk, vagy ha meg is vannak, percekig keresgélünk közöttük. Az online applikációkból letöltünk ötöt, egyiket erre, másikat arra használjuk, majd mikor meg kell találnunk az információt, fogalmunk sincs, hol keressük.

Amire tényleg szükség van: 1 offline és 1 online rendszer!

idogazd_mindenegyhelyenrendben


2. NEM TUDSZ NEMET MONDANI

  • A főnöknek azért, mert meg akarsz felelni.
  • Az üzleti partnernek azért, mert sikereket akarsz.
  • A kollégának azért, mert elfogadásra vágysz.
  • A családnak azért, mert érzelmileg kötődsz.

idogazd_nem

Főleg a vállalkozókra igaz, hogy halmozzák a megbízásokat a bizonytalanság érzésének elkerülése miatt, és végül belefulladnak a munkába. Hidd el, hogy a régi közhely most is igaz, így inkább a minőségre összpontosíts, ne a mennyiségre. Annyit vállalj, amennyit professzionálisan el tudsz végezni, és közben még jól is érzed magad. Ugye nem azért lettél vállalkozó, mert állandó feszültségre és idegességre vágytál, hanem azért, mert szerettél volna a magad ura lenni? Nos, itt az ideje, hogy valóban te uralkodj magadon, ne a körülötted kialakult káosz. A rendrakás első művelete az, hogy megtanulsz nemet mondani.


3. RENDSZEREZÉSI PROBLÉMÁK

idogazd_surgosfontosPapírkupac az asztalon, kihúzod az egyiket. Basszus, ez fontos. Lett volna. Csak éppen eddig nem vetted észre. Ismerős? Nos, ez nem a rendetlenség eredménye. Nyugodtan maradj rendetlen, ha neked az a kényelmes, nem kell mindenkinek 90 fokba állítania mindent az asztalán. Egyetlen helyen tegyél rendet – de itt se a derékszögekre ügyelj -, ez pedig a feladatok halmaza. Találd ki a saját rendszeredet. Ez lehet fontossági, időrendi, vagy célok szerinti osztályozás, de két dolog nagyon fontos. Legyen reális és legyen meg.

A fontosság-sürgősség témájában általában az Eisenhower-mátrixot szokták emlegetni. Ez természetesen egy lehetséges mechanizmus, de mint ilyen, megint csak felvet néhány kérdést.

A nagy kérdések: KINEK? MIÉRT? TÉNYLEG?

  • KINEK fontos? Neked vagy másoknak? Kinek sürgős? Neked vagy másoknak?
  • MIÉRT fontos? Miért sürgős? Objektív vagy szubjektív okok miatt?
  • TÉNYLEG fontos? Vagy csak a kényszereid miatt?

Javaslat: Vedd számításba a mérlegelésnél, hogy a feladat egyszerű vagy bonyolult, és akár azt is, hogy szereted vagy nem.


3. DELEGÁLÁSI PROBLÉMÁK

„Nem tudom átadni a feladatok egy részét másnak, mert senki sincs, aki ugyanúgy végezné el, ahogy én” – BIZTOS?

„Nem érdemes átadnom a feladatok egy részét, mert mire ellenőrzöm, már meg is csinálhatnám” – BIZTOS?

„Nem merem átadni a feladatok egy részét, mert akkor nem az enyém lesz az érdem” – BIZTOS?

A delegálás nem csupán annyit jelent, hogy a feladatok egy részét átadod másnak. Át kell adnod a feladatokkal együtt a tudást is, meg kell tanítanod a másik felet úgy elvégezni a munkát, mintha te magad végezted volna el. Mindeközben az irányítás és a képviselet a te kezedben marad!

Ha attól félsz, hogy a delegálás miatt sérülhetsz, akkor valamit nem csinálsz jól!


4. TÚLZSÚFOLT NAPOK

„Keresd az időrabló tevékenységeket és iktasd ki őket!”; „Vedd észre, amikor nem csinálsz semmit, és csinálj valamit!” – állítja jó néhány cikk, te pedig lelkiismeretfurdalva igyekszel betömködni a lukakat a napban.

Ennek az lesz a következménye, hogy

  • Nem lesz egy szusszanásnyi időd sem
  • Robot üzemmódban fogsz élni
  • Minden egyes ad-hoc feladat fel fogja borítani a rendszert, és így
  • Az időgazdálkodásod romlik!

1. szabály: Hagyj lyukakat a napban, hogy egy hirtelen felmerülő problémát is bármikor meg tudj oldani!
2. szabály: Ne csak a hirtelen beeső problémák miatt hagyj lyukakat a napon belül! Adj magadnak én-időt is!

Ne felejtsd el a közlekedési időket sem!

idogazd_enido

 

5. ROSSZ (NEM)SZOKÁSOK

Új szokásokat kialakítani nem egyszerű. Az elhatározás óriási, a lendület azonban napról napra csökken. Gondoljunk csak az újévi fogadalmakra!

Az  új szokások kialakításának legfontosabb elemei:

  • Megfelelő célkitűzés (cél – alcél – részcél) – a megfelelő cél attól megfelelő, hogy minden egyes napon képes minket motiválni, ezért hajlandóak vagyunk tenni érte.
  • A cél eléréshez szükséges támogató eszközök megfelelő kiválasztása. Az eszköz attól lesz megfelelő, hogy valóban támogatja a cél elérését, hasznos, könnyen használható, és szeretjük is használni.
  • A tevékenység végzésére kijelölt elegendő és megfelelő idő. Attól lesz megfelelő, hogy ebben az időszakban valóban képesek vagyunk az adott tevékenységre figyelni.
  • Rendszeres önellenőrzés és önjutalmazás!

 

6. GLOBALIZÁLT ÉLETMÓD

Bármikor elérhető vagy. Telefonon, e-mailben, facebookon, viberen, bárhol. És számodra is bármikor elérhető bármilyen információ. Ez jó? Ez jó! Na, de mindig?

Sokkal kevesebb információra van szükséged, mint amennyit befogadsz. Ráadásul az információk áradata folyamatosan eltereli a figyelmedet, még akár akkor is, ha úgy tűnik, a munkánkhoz volt szükséges a keresés.

Az állandó elérhetőség állandó elfoglaltság érzést ad, holott ez nem elfoglaltság, csupán időtöltés. Amivel nincs semmi baj, amennyiben belefér a napi időkeretedbe, vagy éppen eleve bele is tervezted.

Főleg otthoni munkavégzés esetén érdekesek az alábbiak:

  • Felhívott a barátnőm, hogy szakított a párjával…
  • Szavaznom kellett anyám macskájára a macska szépségversenyen…
  • Rájöttem, hogy új telefont kell vennem, megnéztem, mi a kínálat…
  • Épp leárazás van a könyvesboltban, rendelnem kell néhány könyvet…

Szabály: Válaszd el élesen a munkaidő – szabadidő – én-idő triót. Ne mosd össze őket!

idogazd_idok_nemosdossze


7. TÉVESEN ÉRTELMEZETT MULTITASKING

Több feladatot is tudsz egymással párhuzamosan végezni? De vajon a megfelelő feladatokat végzed egymás mellett?

Az azonos súlyú és bonyolultságú feladatok elvonják egymásról a figyelmet. Nem lehet két házat egyszerre oltani ugyanannak a tűzoltónak…

Az eltérő feladatok azonban jól megférnek egymás mellett. Multitasking alatt inkább az abszolút üresjáratok kitöltését értsük ezentúl.

  • Tanulhatsz nyelvet vezetés vagy sportolás közben
  • Szakmai anyagot is hallgathatsz utazás közben
  • A magántelefonokat akár főzés közben is elintézheted, nem kell hozzá a kanapén ücsörögni

A fontos, sürgős vagy bonyolult feladatok JELENLÉTet igényelnek. Nemcsak fizikailag, hanem agyban is. A teljes fókuszáltság lerövidíti a megoldásra fordított időt!

A tévesen értelmezett multitasking során rendszeresen megszakítod a munkafolyamatot, s ezáltal rengeteg időt elpazarolsz.

* * *

Az időgazdálkodás sorozat részei:
A nulladik lépés
Miért nem működnek a tuti tippek?
A 7 leggyakoribb hiba

Ha tetszett, oszd meg!
Loading Facebook Comments ...

Vélemény, hozzászólás?

Az email címet nem tesszük közzé. A kötelező mezőket * karakterrel jelöljük.